Hållbarhetsramverk

Styrelsens sammansättning och mångfald Styrelsens och ledningens komposition, expertis/kompetens, erfarenhet, oberoende och mångfald framgår av presentationerna i Årsredovisningen.

Där framgår även arbetstagarrepresentation vad gäller styrelsens medlemmar, samt ansvar vad gäller bevakningen, värderingen och styrningen av verksamhetens påverkan, risker och möjligheter.

Styrelsens och ledningens ansvarsområden
Styrelsen är högsta instans för styrning av hållbarhetsfrågor och godkänner utfallet av den dubbla väsentlighetsanalysen, inklusive fokusområden, mål, koncernpolicyer samt åtgärdsplaner kopplade till identifierade väsentliga konsekvenser, risker och möjligheter.

Även styrelsens revisionsutskott får regelbundna uppdateringar kring arbetet med koncernens hållbarhetsrapportering inom de identifierade väsentliga fokusområdena.

Alla fokusområden identifierade i den dubbla väsentlighetsanalysen, vars resultat godkänns av både ledningen och styrelsen, ska adresseras med styrdokument: antingen med koncernpolicyer eller med koncerndirektiv. Styrelsen godkänner alla koncernpolicyer. Ledningen godkänner de koncernpolicyliknande styrdokument som inte kräver styrelsens godkännande, och som i Trelleborg kallas för koncerndirektiv. De styrande organens ansvarsområden för de väsentliga hållbarhetsfrågorna ska tydligt återspeglas i de relevanta styrdokumenten.

Styrelsens roll som högsta instans inom Trelleborg för styrningen av hållbarhetsfrågor har stärkts under de senaste åren. Från 2021 breddades arbetet med hållbarhetsfrågor på styrelsenivå så att inte bara revisionsutskottet, utan hela styrelsen, kontinuerligt följer koncernens utveckling med hjälp av genomgångar av de väsentligaste nyckeltalens utveckling. Denna praxis har tydligt underlättats i och med utvidgandet av hållbarhetsinnehållet i koncernens kvartalsrapporter från och med 2022. Dessutom får styrelsen konkreta och löpande exempel från Trelleborgs pågående hållbarhetsarbete.

Sustainability Council
En stor del av det löpande hållbarhetsarbetet med särskilt fokus på identifiering av väsentliga hållbarhetsfrågor och deras påverkan, risker och möjligheter sker på koncernnivå via ett råd, Sustainability Council, som sammanträtt fyra gånger under 2024, se bild till höger på denna sida. Ledningsgruppen för koncernen, inklusive VD, fungerar som styrgrupp för Sustainability Council.

Sustainability Council innehåller intern kompetens för samtliga väsentliga hållbarhetsfrågor som så långt bedömts vara väsentliga. Särskild expertis har anlitats under 2024 för väsentlighetsanalys av nyare, potentiellt väsentliga, hållbarhetsområden liksom för CSRD-redovisningsfrågor.

För upprättande av koncernens hållbarhetsmål bereder Sustainability Council frågorna som bedömts väsentliga, och lämnar målförslag för respektive fråga vidare till företagsledningen som sedan beslutar om de föreslagna målen. Representanter från både koncernstaberna och affärsområden som ingår i Sustainability Council ansvarar för att driva frågor kopplade till sitt expertisområde.

Det operativa hållbarhetsarbetet
Det operativa ansvaret för hållbarhetsarbetet, inklusive förslag till relevanta mål och åtgärder, bedrivs även via ett antal existerande tvärorganisatoriska grupper med dedikerade ansvarsområden. Tvärgrupperna arbetar inom centrala områden såsom efterlevnad, kemikalier och råmaterial/cirkularitet, samt inom ramen för koncernens Excellence-arbete med ständig processförbättring. Alla relevanta tvärgrupper är representerade i Sustainability Council.

Koncernens affärsområden ansvarar själva för stora delar av det operativa hållbarhetsarbetet ute i själva verksamheten. De presenterar löpande under året för koncernledningen sin respektive planering och uppföljning på området för uppfyllande av koncernmålen.

I linje med detta delegerade ansvar på affärsområdesnivå för uppnående av hållbarhetsprestanda liksom för egen datauppföljning finns hållbarhetscontrollers på plats i respektive affärsområde som hanterar löpande planering och uppföljning. Sedan tidigare finns vid varje produktionsanläggning miljösamordnare, energisamordnare respektive ansvariga för arbetsmiljöfrågor.

Hållbarhetsarbetet stöds vidare av olika typer av interna revisioner lokalt ute i enheterna, till exempel inom ramen för arbetsmiljöprogrammet Safety@Work samt från 2025 även inom internkontrollprocessen.

Kompetens inom hållbarhetsfrågor
När det gäller nuvarande och kommande EU-lagstiftning om hållbarhetsredovisning domineras bilden under året för Trelleborgs del av fortsatt implementering av första generationens dubbla väsentlighetsanalys enligt lagstiftningen om obligatorisk hållbarhetsrapportering CSRD, samt av fortsatt utveckling av regelverket för EU-taxonomin (sidorna 160–163). Den interna kompetensen inom en rad faktiskt eller potentiellt väsentliga områden, såsom cirkularitet och biologisk mångfald, har fördjupats under året.

Kärnan i denna praxis är på vilket sätt man genom olika steg i processen identifierar och värderar negativa konsekvenser som uppstår eller kan uppstå av verksamheten och som är direkt länkade till dess verksamhetsaktiviteter, dess produkter och tjänster, liksom dess affärsrelationer i hela värdekedjan.

Due diligence på miljöområdet
Due diligence för miljörelaterade frågor är en integrerad del av Trelleborgs arbete med miljömässig lagefterlevnad och sker delvis via etablerade processer inom Chemicals Task Force samt som en del av rutinerna för intern kontroll.

Due diligence inom mänskliga rättigheter
Att garantera att mänskliga rättigheter efterlevs i den egna verksamheten är en självklarhet för Trelleborg, vilket beskrivs i koncernens Uppförandekod. Risken för brister internt på detta område bedöms allmänt sett som begränsad. Av aktuella mänskliga rättigheter med tydliga nollfelsmål internt som följs upp kan nämnas föreningsfrihet, inget barn- eller tvångsarbete, ingen människohandel eller diskriminering.För barn- och tvångsarbete liksom människohandel råder nolltolerans. Uttalandet om modernt slaveri, tvångsarbete, människohandel och barnarbete 2024 beskriver hur Trelleborg adresserar dessa risker längs värdekedjan.

Som en del av den interna due diligence-processen inom mänskliga rättigheter ska alla enheter rapportera identifierade fall av barn- eller tvångsarbete i det koncerngemensamma rapporteringssystemet. Samtliga rapporterade fall ska utredas. Inga sådana fall har rapporterats under de senaste åren.

För uppföljningen av mänskliga rättigheter i leverantörskedjan har Trelleborg sedan många år tillbaka en etablerad process för självutvärderingar baserade på företagets Uppförandekod som leverantörer motsvarande 90 procent av det relevanta inköpsvärdet ska fylla i (Supplier SAQ).

Under året skapades ett ramverk för due diligence i leverantörskedjan med utgångspunkt i den kommande lagstiftningen Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD. Ambitionen framöver är att applicera samma ramverk även på intern verksamhet, vilket skulle innebära att de företagsenheter som är verksamma i länder där analysen visar betydande risk för brott mot mänskliga rättigheter måste arbeta proaktivt för att förebygga relevanta risker.

Granskningens resultat återrapporteras regelmässigt till ledning och styrelse i samband med rutinerna för godkännande av föregående års årsredovisning.

Revisorernas granskning för 2024 sammanfattad i en bestyrkanderapport för hållbarhet återfinns i Årsredovisningen.

Hållbarhet som en utökad del av intern kontroll
Under året förstärktes arbetet med att även inkludera hållbarhet i internkontrollfunktionens ansvar, en utökning av ansvaret i syfte att ytterligare stärka hållbarhetsrapporteringen och dess datakvalitet. Ansatsen för processgranskningen är densamma som för de övriga sju processer som sedan tidigare omfattats av intern kontroll.

Det första steget i arbetet som introducerats under 2024 är en självutvärdering för alla rapporterande enheter med frågor kopplade till miljöområdet: energi och klimat, föroreningar, vatten, biologisk mångfald, samt resursanvändning och cirkularitet, inklusive avfall.

Som nästa steg under första halvåret 2025 kommer hållbarhet att integreras i Internkontrollfunktionens revisioner av koncernens enheter. Dessutom kommer funktionen Intern Kontroll att inkludera även de övriga ESRS-standarderna i de befintliga rutinerna för att öka datakvaliteten och även säkerställa att väsentliga frågor följs upp lokalt genom relevanta aktiviteter och processer.

Självutvärderingens syfte är att säkerställa att samtliga Trelleborgs enheter har processer och rutiner på plats för att garantera att hållbarhetsdata som rapporteras på kvartals-, halvårs- samt helårsbasis är trovärdiga och relevanta. Självutvärderingen kopplad till rutiner kring hållbarhetsrapporteringen är analog med de befintliga internkontrollrutinerna och ska fyllas i med samma frekvens som övriga självutvärderingar – varje kvartal.

De självutvärderingar som lämnades in på kvartalsbasis under 2024 granskades av koncernfunktion Excellence och Hållbarhet tillsammans med koncernens internkontrollfunktion. Granskningen pekade på ett antal brister i rapporteringsrutinerna för vissa enheter, och dialog inleddes med dessa för att diskutera åtgärder.

Resultaten av självutvärderingarna kommer att presenteras för styrelsens revisionsutskott när en mer komplett självutvärderingsprocess är på plats.

Riskhantering i hållbarhetsredovisningen
Det har över tid visat sig att det övergripande Enterprise Risk Management (ERM)-baserade riskhanteringsarbetet i Trelleborg måste kompletteras för att uppfylla allt mer specificerade krav på hållbarhetsredovisningen. Detta accentueras ytterligare när EU:s lagstiftning för hållbarhetsredovisning införs från redovisningsåret 2025.

För att täcka såväl de egna som intressenternas behov av en heltäckande hållbarhetsriskanalys arbetar Trelleborg sedan tidigare med olika angreppssätt och ramverk:

• Ett fortsatt koncernövergripande arbete med ERM för att kartlägga och täcka klassisk koncernmässig risk, byggt på sammanvägning av utfall respektive sannolikhet.
• Under året har även de finansiella riskerna som framkommit i den dubbla väsentlighetsanalysen integrerats i ERM-ramverket.
• Från 2024 har den hållbarhetsmässiga analysen ytterligare kompletterats med en hållbarhetsriskbedömning som en del av den årligen uppdaterade dubbla väsentlighetsanalysen.
• Från 2024 kompletterades det etablerade ERM-ramverket för klimatrelaterade fysiska risker med klimatrelaterade övergångsrisker.För Trelleborgs särskilda analys av klimatrelaterade risker och möjligheter enligt riktlinjer i ramverket TCFD (Task Force for Climate-related Financial Disclosures). De klimatscenarion som Trelleborg använder sig av är
  · att samhället lyckas med omställningen och att hålla den globala uppvärmningen under 2 grader, respektive
  · att samhället inte lyckas ställa om och uppvärmningen blir upp emot 4 grader.

 

 

De intressenter som direkt berörs eller kan beröras negativt av verksamheten utgör en central grupp, och med detta perspektiv bör anställda som drabbats av eller riskerar arbetsskador  eller arbetsrelaterad annan ohälsa lyftas fram, liksom medarbetare i värdekedjan som eventuellt arbetar under något slags otillfredsställande arbetsförhållande. Ett växande område i  dialogen om Trelleborgs hållbarhetsprestanda är frågor och enkäter från kunder, i många fall vidarebefordrade av tredjepartsföretag och -organisationer. Investerare och aktieägare fortsätter att visa intresse för Trelleborgs hållbarhetsprofil, och nivån är fortsatt hög från denna intressentgrupps sida vad gäller frågor och enkäter. Trelleborg svarar på ett flertal omfattande  hållbarhetsenkäter från etablerade plattformar, såsom CDP och EcoVadis, för att utvärdera företagets egna och dess leverantörers
prestanda på hållbarhetsområdet.

Samhällsintresset av att bevara miljön i Trelleborgs enheters närmaste fysiska omgivning bevakas på ett generellt plan av flera olika intressentsegment som ingår i gruppen Samhälle: myndigheter via exempelvis tillstånd eller regleringar, miljö- och hållbarhetsorganisationer med olika specialinriktning, liksom forskare och studenter med miljö- eller hållbarhetsinriktning.
En annan central sådan intressent blir alla grannar till Trelleborgs anläggningar, som åtminstone potentiellt skulle kunna uppleva negativa konsekvenser av att befinna sig nära en producerande verksamhet.

Den principiella värdekedjan beskrivs i bilden ovan. Kedjans olika steg är i stort likartade för Trelleborgs tre affärsområden. Skillnaderna ligger i huvudsak på material-, leverantörs- och produktsidan. Trelleborg har en diversifierad portfölj både vad gäller inköpt material och slutprodukter, vilket även medför en i viss mån diversifierad produktionsstruktur. Trelleborgs dubbla väsentlighetsanalys omfattar hela värdekedjan. De mer detaljerade beskrivningarna av analysens resultat per område som återfinns i respektive kapitel i denna rapport inkluderar även var i värdekedjan de identifierade väsentliga konsekvenserna inträffar.