Styrelsens arbete
Styrelsen ska enligt bolagsordningen utgöras av lägst tre och högst tio ledamöter utan suppleanter. Styrelseledamöterna väljs årligen på årsstämman för tiden intill slutet av
nästa årsstämma. De anställda har enligt lag utsett tre ledamöter och en suppleant till styrelsen. Koncernens CFO och chefsjurist deltar vid styrelsemötena, där chefsjuristen fungerar som styrelsens sekreterare. Styrelsen har inom sig inrättat tre utskott, revisions-, finans och ersättningsutskottet.
Ordföranden ansvarar för att styrelsearbetet är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden följer verksamheten i dialog med VD. Han ansvarar för att övriga styrelseledamöter får den information och dokumentation som är nödvändig för hög kvalitet i diskussion och beslut, samt kontrollerar att styrelsens beslut verkställs. Ordföranden ansvarar för att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsutbildning och att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om Bolaget. Till ansvaret hör även en årlig utvärdering av styrelsens arbete och att valberedningen får del av bedömningarna. Ordföranden företräder Bolaget i ägarfrågor.
Styrelsen ansvarar för att förvalta verksamheten i Bolagets och samtliga aktieägares intresse enligt externa och interna styrinstrument. Ramen utgörs av en skriftlig arbetsordning för styrelsen som fastställs årligen av styrelsen. Styrelsen övervakar VD:s arbete genom löpande uppföljning av verksamheten under året. Styrelsens ansvar omfattar att se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av Bolagets verksamhet och att det finns en tillfredsställande intern kontroll samt att fastställa interna styrinstrument. Vidare omfattar ansvaret att fastställa mål och strategi, att besluta om större förvärv och avyttringar av verksamheter eller andra större investeringar, att besluta om placeringar och lån i enlighet med Finanspolicyn. Styrelsen avger finansiella rapporter. Styrelsen utvärderar årligen VD och övriga ledande befattningshavare och överser efterträdarplaneringen. Trelleborgs styrelse sammanträder minst sju gånger per år.
Styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen dels genom instruktion för verkställande direktören, instruktion för ekonomisk rapportering till styrelsen och genom kommunikationspolicyn, dels genom behandling av rapporter från revisionsutskottet. Styrelsen säkerställer vidare kvaliteten i den finansiella rapporteringen genom att ingående behandla delårsrapport, bokslutskommuniké och årsredovisning på respektive styrelsemöten. Styrelsen har delegerat till koncernledningen att säkerställa kvaliteten i pressmeddelanden med finansiellt innehåll samt presentationsmaterial i samband med möten med media, ägare och finansiella institutioner.
Styrelsens bedömning, som delas av valberedningen, rörande ledamöternas beroendeställning i förhållande till Bolaget och aktieägarna framgår av tabellen på sidorna 38-39. Som framgår uppfyller Trelleborg Svensk kod för bolagsstyrnings krav på att majoriteten av de stämmovalda ledamöterna är oberoende i förhållande till Bolaget och bolagsledningen, samt att minst två av dessa även är oberoende i förhållande till Bolagets större aktieägare.
Styrelsens ordförande ansvarar för utvärdering av styrelsens arbete inklusive enskilda ledamöters insatser. Detta sker årligen enligt en etablerad process. Med viss periodicitet sker utvärdering med hjälp av extern konsult.
Under 2011 har utvärdering skett dels som en självutvärdering där ordföranden intervjuat samtliga styrelseledamöter individuellt, dels genom intervjuer och diskussioner mellan valberedning och ett antal enskilda styrelseledamöter, samt återkoppling och diskussion i hela styrelsen.
Utvärderingen fokuserar bland annat på tillgång och behov av specifik kompetens samt arbetsformer. Utvärderingen utgör även underlag för valberedningen vad avser förslag till styrelseledamöter samt ersättningsnivåer.
Antalet styrelsemöten uppgick under 2011 till 9 (12). Arbetet har i stor utsträckning fokuserats till strukturfrågor och strategisk plan.
| Februari |
Nr 1: |
Rättstvister och försäkringsskydd, Bokslutskommuniké, Årsredovisning 2010, Rapport från styrelsens utskott,
Rapport från revisorn, Strukturfrågor, Finansiering. Inför årsstämman. |
|
Nr 2: |
Finansiering |
| April |
Nr 3: |
Delårsrapport första kvartalet, Strukturfrågor, Finansiering, Inför årsstämman. Rapport från styrelsens utskott. |
|
Nr 4: |
Konstituerande styrelsesammanträde. |
Juli
|
Nr 5: |
Delårsrapport andra kvartalet, Rapport från revisorn, Rapport från styrelsens utskott. |
| September |
Nr 6: |
Genomgång av Trelleborgs verksamhet i Brasilien, Strukturfrågor.
|
| Oktober |
Nr 7: |
Strategisk plan 2012-2014. |
|
Nr 8: |
Delårsrapport tredje kvartalet, Rapport från styrelsens utskott, Strukturfrågor.
|
December
|
Nr 9: |
Prognos för 2012, Strategisk plan 2012-2014, Strukturfrågor, Rapport från styrelsens utskott, Rapport från revisorn. |
VD presenterar utvecklingen av verksamheten vid ordinarie styrelsemöten. Samtliga affärsområden ges vanligtvis minst en gång per år möjlighet att göra en fördjupad presentation av sin verksamhet vid ett styrelsemöte. Styrelsen har genomgångar med revisorn då rapporter från revisorn behandlas.