Styrelsens arbete
-utdrag från Trelleborgs årsredovisning 2007Trelleborg AB:s styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av tre till tio ledamöter valda av årsstämman årligen för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Bolagsordningen tillåter val av suppleanter men för närvarande finns inga suppleanter valda av stämman. Under senare år har stämman valt sju personer vari ingår verkställande direktören tillika koncernchefen. Enligt lag utser de anställda tre ledamöter och en suppleant till styrelsen. Koncernens CFO deltar vid styrelsemötena liksom koncernens chefsjurist som är styrelsens sekreterare. Styrelsen har inom sig upprättat tre utskott, revisionsutskottet, ersättningsutskottet och finansutskottet.
Ordföranden leder styrelsens arbete så att detta utövas enligt den svenska aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag, inklusive svensk kod för bolagsstyrning, bolagsordningen och styrelsens och dess utskotts interna styrinstrument. Ordföranden följer verksamheten i dialog med VD och ansvarar för att övriga styrelseledamöter får den information och dokumentation som är nödvändig för hög kvalitet i diskussion och beslut. Ordföranden ansvarar för utvärdering av styrelsens arbete och att valberedningen får del av bedömningarna. Ordföranden är även delaktig i utvärdering och utvecklingsfrågor avseende koncernens ledande befattningshavare. Ordföranden företräder bolaget i ägarfrågor.
Styrelsens ansvar omfattar att övervaka verkställande direktörens arbete genom löpande uppföljning av verksamheten under året, att organisation, ledning och riktlinjer för förvaltning av bolagets angelägenheter är ändamålsenliga och att det finns en tillfredsställande intern kontroll. Styrelsens ansvar omfattar vidare att fastställa strategier och mål, att fastställa interna styrinstrument, att besluta om större förvärv och avyttringar av verksamheter, att besluta om andra större investeringar, att besluta om placeringar och lån i enlighet med Finanspolicyn, att avge finansiella rapporter samt utvärdera den operativa ledningen och tillse efterträdarplanering.
Styrelsen sammanträder vid minst sju tillfällen per år och därutöver när så erfordras.
Styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen dels genom instruktion för verkställande direktören, instruktion för ekonomisk rapportering till styrelsen och genom Kommunikationspolicyn, dels genom att behandla rapport från revisionsutskottet i form av upprättade protokoll samt observationer, rekommendationer och förslag till beslut och åtgärder. Styrelsen säkerställer vidare kvaliteten i den finansiella rapporteringen genom att ingående behandla delårsrapport, årsredovisning och bokslutskommuniké på styrelsemöten. Styrelsen har delegerat till bolagsledningen att säkerställa kvaliteten i pressmeddelanden med finansiellt innehåll samt presentationsmaterial i samband med möten med media, ägare och finansiella institutioner.
Ordföranden ansvarar för utvärdering av styrelsens arbete och att valberedningen får del av bedömningarna.
Trelleborg uppfyller noteringsavtalets, och Svensk kod för bolagsstyrnings, krav på att majoriteten av de stämmovalda ledamöterna är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen, samt att minst två av dessa även är oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare.
Antalet styrelsemöten uppgick under 2007 till 9, varav 2 var extra möten.
Nr 1/07: Bokslut och Årsredovisning 2006, genomgång av Trelleborg Wheel Systems, risk- och försäkringsgenomgång, förvärvsfrågor, investeringar, fastighetsavyttring. Revisorerna närvarande.
Nr 2/07: Delårsrapport första kvartalet, genomgång av Trelleborg Automotive, uppförandekod, strategiprocessen, förvärvsfrågor, investeringar, styrelseutvärdering, management review.
Nr 3/07: Konstituerande sammanträde; sammanträdesplan, arbetsordning för styrelsen och andra styrinstrument, firmateckning, beslut om utskott.
Nr 4/07: Konkurrensfrågor, förstärkt competition compliance program, förvärvsfrågor, långfristig upplåning.
Nr 5/07: Konkurrensfrågor.
Nr 6/07: Halvårsrapport, förvärvsfrågor, investeringar.
Nr 7/07: Strategisk plan, åtgärdsprogram inom Trelleborg Automotive samt Trelleborg Engineered Systems, förvärvsfrågor, investeringar, konkurrensfrågor. Genomgång av Trelleborg Engineered Systems. Besök och genomgång av Trelleborg Sealing Solutions i Helsingör, Danmark.
Nr 8/07: Delårsrapport tredje kvartalet, förvärvsfrågor och förvärvsuppföljning, investeringar, konkurrensfrågor.
Nr 9/07: Uppföljning revision, prognos, förvärvsfrågor.
Revisorerna närvarande.
Styrelsen har genomgångar med revisorerna dels då plan för revisionsarbetet presenteras, dels då rapporter från revisionen behandlas. Samtliga affärsområden ges minst en gång per år möjlighet att göra en fördjupad presentation av sin verksamhet vid ett styrelsemöte.